FMF POLICY SUBMISSION

Come trattiamo i dati dei candidati?

Free Mind Foundry Srl, al fine di selezionare figure professionali da inserire nel proprio organico, offre la possibilità di presentare la propria candidatura spontanea, nella sezione “Careers” del sito www.freemindfoundry.com. A tal fine, Free Mind Foundry Srl richiede al candidato di fornire ogni dato utile a verificare l’idoneità a ricoprire posizioni lavorative all’interno della Società.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è Free Mind Foundry Srl:

– Indirizzo ufficio: Via Sclafani 40, 95024, Acireale (CT), Italia

– Indirizzo PEO: [email protected] 

– Indirizzo PEC: [email protected]

– IVA: 05460900870

  1. Modalità di trattamento dei dati

Free Mind Foundry Srl riceve e tratta i Suoi dati con rispetto e massima attenzione.

I dati personali da Lei forniti saranno trattati da Free Mind Foundry Srl su supporto cartaceo, informatico o telematico.

Dei dati ricevuti Free Mind Foundry Srl curerà:

  1. l’esatta registrazione, affinché corrispondano a quanto da Lei dichiarato;
  2. l’aggiornamento ad ogni comunicazione della Sua variazione;
  3. la conservazione in una forma che consenta la Sua identificazione, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti.
  1. Finalità del trattamento

I Suoi dati ci servono per capire se Lei è la figura professionale che stiamo cercando.

Il trattamento dei dati personali contenuti nel Suo Curriculum Vitae sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti, secondo quanto previsto dalla privacy policy aziendale.

L’azienda si impegna inoltre a trattare i vostri dati secondo il principio della “minimizzazione”. Ciò significa che Free Mind Foundry Srl acquisisce e tratta i dati limitatamente a quanto necessario per le seguenti finalità:

  1. Ricerca e selezione del personale.
  2. Eventuale instaurazione del rapporto di lavoro.

Rientra quindi nei casi di cui all’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR.

Il conferimento dei Suoi dati personali è obbligatorio per le finalità di cui ai punti a), b). Di conseguenza, il Suo rifiuto a fornire i dati comporterà l’impossibilità di valutare il Suo profilo nonché le Sue attitudini professionali rispetto al ruolo da ricoprire.

Free Mind Foundry Srl si riserva il diritto di rimuovere dai propri archivi i dati ricevuti qualora, a seguito di verifica, risultino inesatti, incompleti o non aggiornati. 

Si precisa che, per il trattamento dei dati personali contenuti nel Curriculum Vitae, spontaneamente trasmesso al Titolare del trattamento, non è richiesto il Suo consenso (art. 111-bis del D.Lgs. n. 196/2003).

  1. Ambito di diffusione dei dati

I Suoi dati saranno trattati dal minor numero possibile di persone, specificamente autorizzate da Free Mind Foundry Srl.

I Suoi dati personali potranno essere comunicati, in stretta relazione alle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti o categorie di soggetti

  1. a) a soggetti nei confronti dei quali la normativa vigente prevede l’obbligo di comunicazione, in ottemperanza agli obblighi previsti dalla normativa fiscale e contabile;
  2. b) a professionisti (sia persone fisiche che giuridiche) ai quali il Titolare del trattamento dovesse affidare determinate attività in outsourcing (es.: consulenti del lavoro, ai fini della predisposizione della documentazione necessaria all’instaurazione del rapporto di lavoro)
  3. c) a società di servizi (anche informatici) a cui affidare specifici compiti di gestione relativi agli obblighi contrattuali (buste paga, buoni pasto, gestione dei sistemi informatici, inserimento dati soggetti, ecc.)

La informiamo inoltre che:

La comunicazione dei Suoi dati alle categorie di soggetti di cui al punto

  1. a) costituisce un obbligo di legge al quale il Titolare del trattamento deve attenersi.
  2. La comunicazione dei Suoi dati alle categorie di soggetti di cui alle lettere b) e c) è necessaria per l’espletamento degli adempimenti preliminari all’instaurazione del rapporto di lavoro.

In relazione alle categorie di soggetti di cui alle lettere b) e c), il Titolare del trattamento si impegna ad avvalersi esclusivamente di soggetti che forniscano adeguate garanzie in materia di protezione dei dati. Il Titolare del trattamento li nominerà Responsabili del trattamento, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento. L’elenco dei Responsabili del trattamento è disponibile in azienda. Potrà prenderne visione, previa richiesta al Titolare del trattamento, attraverso l’indirizzo e-mail riportato in calce alla presente informativa.

Inoltre, i Suoi dati saranno trattati, esclusivamente per le finalità sopra indicate, da dipendenti e/o collaboratori della società addetti alla ricerca e selezione del personale, appositamente designati o autorizzati e istruiti dal Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 29 del Regolamento. 29 del Regolamento.

  1. Diffusione dei dati

I Suoi dati non saranno mai diffusi

I Suoi dati personali non saranno mai pubblicati, esposti o resi disponibili/consultati da soggetti indeterminati, salvo che ciò sia richiesto da una norma di legge, regolamento o normativa comunitaria.

  1. Conservazione dei dati

I vostri dati saranno conservati per tutto il tempo che riterremo necessario per la vostra selezione.

I dati personali che ci fornirete saranno conservati per il tempo necessario a svolgere le nostre valutazioni sulle vostre esigenze di reclutamento e, in ogni caso, per non più di 1 anno dalla data di ricezione.

  1. Trasferimenti di dati extra-UE

I Suoi dati non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea (UE).

Il Titolare non trasferisce i dati personali in paesi extra UE.

  1. Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di richiedere l’accesso, la rettifica, la portabilità e la cancellazione dei propri dati, nonché la limitazione e l’opposizione al trattamento.

Cosa avete il diritto di chiedere a Free Mind Foundry Srl?

In relazione al trattamento dei vostri dati personali, avete il diritto di richiedere a Free Mind Foundry Srl:

  • Potete chiedere la conferma dell’esistenza o meno di un trattamento dei dati che vi riguardano, nonché ulteriori chiarimenti sulle informazioni di cui alla presente informativa.
  • Potete chiedere di correggere o integrare i dati che avete fornito, se inesatti.
  • Potete chiedere la cancellazione dei vostri dati se non sono più necessari per i nostri scopi; in caso di revoca del vostro consenso o della vostra opposizione al trattamento; in caso di trattamento illecito, o se esiste un obbligo legale di cancellazione o se si tratta di persone di età inferiore ai sedici anni.
  • Potete chiedere che i vostri dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusione di altri trattamenti – per il periodo necessario alla rettifica dei vostri dati – in caso di trattamento illecito per il quale vi opponete alla cancellazione; se dovete esercitare i vostri diritti in tribunale e i dati da noi conservati possono esservi utili; se vi opponete al trattamento e si sta verificando se i nostri motivi legittimi prevalgono sui vostri.
  • Potete opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati, a meno che non vi siano nostri motivi legittimi per il trattamento che prevalgono sui vostri, ad esempio per l’esercizio o la nostra difesa in tribunale.
  • Portabilità. Potete richiedere di ricevere i vostri dati, o di trasmetterli a un altro titolare del trattamento da voi indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

La informiamo inoltre che ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

 In qualsiasi momento, potrà chiedere di esercitare i suddetti diritti a Free Mind Foundryia Srl, ai recapiti sopra indicati.

  1. 8. Comunicazioni di marketing

Se avete dato il vostro consenso a ricevere comunicazioni di marketing da Free Mind Foundry via e-mail, potremo utilizzare i vostri dati personali per informarvi sulle giornate di reclutamento che organizzeremo o sulle nuove posizioni lavorative che si renderanno disponibili presso Free Mind Foundry. Potremmo anche inviarvi materiale promozionale o newsletter relative ai nostri prodotti e servizi. Vi ricordiamo che avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento cliccando sul link di annullamento dell’iscrizione nelle nostre e-mail o contattandoci all’indirizzo [email protected] Tratteremo i vostri dati personali in conformità al GDPR e alla nostra Informativa sulla privacy e non condivideremo le vostre informazioni con terzi senza il vostro esplicito consenso.

How do we process candidate data?

Free Mind Foundry Srl, in order to select professional figures to be included in its staff, offers the possibility of presenting one’s spontaneous application, in the “Careers” section of the website www.freemindfoundry.com. To this end, Free Mind Foundry Srl requires the candidate to provide any useful data to verify the suitability to cover job positions within the Company.

DATA CONTROLLER

The data controller is Free Mind Foundry Srl:

  1. Data processing methods

Free Mind Foundry Srl receives and processes your data with respect and maximum attention

The personal data you provide will be processed by Free Mind Foundry Srl on paper, computer or telematic support.

Of the data received Free Mind Foundry Srl will take care of:

  1. the exact registration, so that they correspond to what you have declared;
  2. the updating at each communication of your variation;
  3. the storage in a form that allows your identification, for a period of time not exceeding that necessary for the purposes for which the data were collected.
  4. Purpose of processing

We require your data in order to understand whether you are the professional figure we are looking for.

The processing of the personal data contained in your Curriculum Vitae will be based on the principles of correctness, lawfulness and transparency, protecting your confidentiality and your rights, in accordance with the company’s privacy policy.

The company also undertakes to treat your data in accordance with the principle of “minimisation”. This means that Free Mind Foundry Srl acquires and processes data limited to what is necessary for the following purposes:

  1. Staff recruitment and selection.
  2. Possible establishment of the employment relationship.

It therefore falls within the cases of Art. 6, para. 1, let. b) of the GDPR.

The provision of your personal data is mandatory for the purposes referred to in points a), b). Consequently, your refusal to provide the data will make it impossible to assess your profile as well as your professional aptitudes with respect to the role to be filled.

Free Mind Foundry Srl reserves the right to remove the data received from its archives if the data is found to be inaccurate, incomplete or out of date upon inspection. 

Please note that, for the processing of personal data contained in the Curriculum Vitae, spontaneously transmitted to the Data Controller, your consent is not required (art. 111-bis of Legislative Decree no. 196/2003).

  1. Scope of data circulation

Your data will be processed by as few people as possible, specifically authorized by Free Mind Foundry Srl.

Your personal data may be communicated, strictly in relation to the purposes indicated above, to the following subjects or categories of subjects

  1. a) to subjects in relation to whom the current legislation provides for the obligation to communicate, in compliance with the requirements of tax and accounting regulations;
  2. b) to professionals (both natural and legal persons) to whom the Data Controller should entrust certain activities in outsourcing (e.g.: employment consultants, for the purpose of preparing the documentation necessary for the establishment of the employment relationship)
  3. c) to service companies (including IT companies) to which specific management tasks relating to contractual obligations are entrusted (payroll, meal vouchers, management of IT systems, data entry subjects, etc.).

We also inform you that:

The communication of your data to the categories of subjects referred to in point

  1. a) constitutes a legal obligation with which the Data Controller must comply.
  2. The communication of your data to the categories of subjects referred to in letters b) and c) is necessary in order to carry out the preliminary fulfilments with respect to the establishment of the employment relationship.

In relation to the categories of subjects referred to in letters b) and c), the Data Controller undertakes to rely exclusively on subjects that provide adequate guarantees regarding data protection. The Data Controller will appoint them as Data Processors, pursuant to Article 28 of the Regulation. The list of Data Processors is available in the company. You will be able to view it, upon request to the Data Controller, through the email address at the end of this notice.

Furthermore, your data will be processed, exclusively for the above-mentioned purposes, by company employees and/or collaborators assigned to personnel recruitment and selection, specifically designated or authorized and instructed by the Data Controller pursuant to art. 29 of the Regulation.

  1. Data dissemination

Your data will never be disseminated

Your personal data will never be published, displayed or made available/consulted by unspecified parties, unless required by a law, regulation or EU legislation.

  1. Data retention

Your data will be kept for as long as we deem necessary for your selection

The personal data you provide us with will be retained for as long as is necessary for us to carry out our assessments of your recruitment needs and, in any event, for no longer than 1 year from the date of receipt.

  1. Extra-EU data transfers

Your data will not be transferred outside the European Union (EU)

The Controller does not transfer personal data to countries outside the EU.

  1. Rights of the data subject

You have the right to request access, rectification, portability and erasure of your data, as well as restriction and objection to processing.

What do you have the right to ask Free Mind Foundry Srl?

In relation to the processing of your personal data, you have the right to request from Free Mind Foundry Srl:

Access. You can ask for confirmation that there is or is not a processing of data concerning you, as well as further clarification of the information referred to in this policy

Rectification. You can ask to correct or supplement the data you have provided, if inaccurate

Deletion. You can ask for your data to be deleted if it is no longer necessary for our purposes; in the event of revocation of your consent or your objection to processing; in the event of unlawful processing, or if there is a legal obligation to delete it or if it relates to persons under the age of sixteen.

Limitation. You may request that your data be processed only for the purposes of storage, with exclusion of other processing – for the period necessary to rectify your data – in the event of unlawful processing for which you object to the deletion; if you have to exercise your rights in court and the data stored by us may be useful to you; if you object to the processing and a check is being carried out to ascertain whether our legitimate reasons prevail over yours.

Opposition. You can object at any time to the processing of your data, unless there are our legitimate grounds for processing that outweigh yours, for example for the exercise or our defence in court.

Portability. You may request to receive your data, or to have it transmitted to another data controller indicated by you, in a structured, commonly used and machine-readable format.

Furthermore, we inform you that you have the right to lodge a complaint with the Supervisory Authority, which in Italy is the Garante per la Protezione dei Dati Personali.

 At any time, you may ask to exercise the above rights to Free Mind Foundryia Srl, at the addresses indicated above.

  1. 8. Marketing Communications

If you have given your consent to receive marketing communications from Free Mind Foundry vìvia email, we may use your personal data to inform you about recruitment days that we will organize or new job positions that become available at Free Mind Foundry. We may also send you promotional materials or newsletters related to our products and services. Please note that you have the right to withdraw your consent at any time by clicking on the unsubscribe link in our emails or by contacting us at [email protected] We will process your personal data in accordance with the GDPR and our Privacy Policy, and we will not share your information with any third party without your explicit consent.